SOK eli Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta eli S-ryhmä on puolentoista vuoden perusteellisen käyttöönottovaiheen jälkeen siirtynyt hyödyntämään Modelspacea SOK:n sisäisessä tiedonhallinnassa. Modelspaceen kerätty hankeportfolio tarjoaa SOK:n käyttäjille mahdollisuuden hallita kaikkia rakennusprojekteja samassa järjestelmässä. SOK käyttää Modelspacen yritysverkoston lukuisten rakennushankkeiden tiedonhallinnan yhtenäistämisessä ja helpottamaan yksittäisten rakennushankkeiden sujuvaa ja järjestelmällistä johtamista.
SOK muodostaa yhdessä 19 itsenäisen alueosuuskaupan kanssa S-ryhmän. S-ryhmän yritysverkostokattaa yli 1900 toimipaikkaa Suomessa. Kyseessä on Suomen ainoa osuuskaupparyhmä ja sen asiakasomistajien määrä on noin 2,4 miljoonaa. Vuonna 2019 sen on laskettu olevan maailman 88. suurin vähittäiskauppaketju. Yritysverkoston ollessa niin laaja kuin se on, kiinteistöjenhallinan sujuva digitaalisointi on hankkeiden johtamisen kannalta kriittistä.
SOK:n kiinteistöjohtaja Pasi Suutari ja kehityspäällikkö Heikki Ala kehuvat digitaaliseen kiinteistöjen hallintaan siirtymisen hyötyjä. Suurimpana liiketaloudellisena hyötynä Suutari mainitsee jatkuvan parantamisen periaatteella löydettävät uudet kehittämiskohteet, joihin paneutumalla voidaan entisestään kehittää liiketoimintaa.
Vuonna 2021 alkaneen hankkeen aikana Modelspacea on kehitetty vastaamaan SOK:n tarpeisiin entistä paremmin. Puolentoista vuoden aikana ohjelmisto on konfiguroitu asiakkaan tarpeiden mukaisesti ja siihen on lisätty uusia toiminnallisuuksia. SOK:lle tehty rakennuttamisjärjestelmä on yhteistoimitus Graviconilta ja Scudo Solutionsilta. Käyttöönotto vaiheessa asiakkaalle muotoiltiin yhteistyössä Scudo Solutionsin kanssa muun muassa mahdollisuus hallita rakentamis-ja takuuaikoihin liittyviä vakuuksia sekä luoda niihin herätteitä elimuistutuksia vakuuksien erääntymisestä. Käyttöönottovaiheessa järjestelmään on lisätty myös uusia linkitysmahdollisuuksia esimerkiksi SokoProhon ja Lemonsoftiin.
Toisin kuin aiemmissa hankehallinnan työkaluissa, Modelspacessa käyttäjä saa helposti kuvan koko hankeportfolion tai yksittäisen hankkeen tilanteesta. Hankkeiden tiedot voi voi koota helposti valmiiksi raporteiksi. Käsin syötettävän tiedon sijaan työkalulla on mahdollista printata järjestelmästä valmiita raportteja toivotuista tiedoista.
Mikäli asiakas haluaa vaikka laskea seuraavan viidenvuoden aikana rakenteilla olevien Emotion-liikkeiden määrän, säästytään vaivalta tulostamalla valmis raportti Modelspacesta.
Katja Peltola, tuotepäällikkö, Gravicon
"Mikäli asiakas haluaa vaikka laskea seuraavan viidenvuoden aikana rakenteilla olevien Emotion-liikkeiden määrän, säästytään vaivalta tulostamalla valmis raportti Modelspacesta," kertoo tuotepäällikkö Katja Peltola. "SOK:n koko hankeportfolio on nyt yhdessä paikassa helposti saatavilla. Konsernin ollessa niin laaja kuin se on, myös käyttäjien katselu- ja muokkausoikeuksien selkeä hallinta on tärkeää. Käyttöönoton aikana huolehdittiin myös, että osuuskauppojen sisäiset tiedot eivät sekoitu keskenään."
Modelspace pyrkii myös helpottamaan SOK:n sisällä tapahtuvaa raportointia. Tiedon löytyessä valmiina järjestelmästä, säästyy raportoinnista vastaavien tahojen aikaa.
Hankkeessa projektipäällikkönä toiminut Jenni Kaukonen on johtanut käyttöönottoprojektia lähes kokohankkeen ajan. Projektin aikana Kaukonen on vastannut toimitusprojektin operatiivisesta johtamisesta hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti sekä yhteydenpidosta asiakkaan suuntaan. Vuonna 2021 hanke käynnistettiin järjestämällä määrittelytyöpajoja ja aloittamalla Modelspacen konfigurointi. Määrittelyvaihe tarkoitti Modelspacen käyttötapojen standardointia, jotta suurelle määrälle käyttäjiä saatiin yhteinen näkemys siitä, millä tavoin järjestelmän toimintoja halutaan hyödyntää. Määrittelyn yhteydessä päätettiin myös siitä, millainen sisältö järjestelmän näkymiin halutaan ja millaisia käyttäjärooleja tarvitaan. Hankkeen edetessä pilottivaiheeseen Keskimaan alueosuuskauppa toimi pilottikäyttäjänä läheisessä yhteistyössä Graviconin tiimin kanssa. Keskimaan tiimi oli ollut jo alkuvaiheessa mukana tekemässä määrittelyjä ja ottanut ensimmäisenä järjestelmän käyttöön.
Keväällä 2022 alkaneessa käyttöönottovaiheessa koulutuksia on pidetty koko SOK:n käyttäjistölle. Yhteensä käyttäjiä SOK:ssa on noin kaksisataa. Alueosuuskaupoista on nimetty pääkäyttäjiä, jotka ovat erityisen aktiivisesti osallistuneet käyttäjäklinikoihin, joita Gravicon on järjestänyt käyttöönoton sujuvoittamiseksi. Gravicon on koko käyttöönoton aikana pyrkinyt tarjoamaan kattavaa opastusta ja tukea uuden järjestelmän oppimiseen.
Tämä on ollut itselleni ensimmäinen näin iso käyttöönottoprojekti, ja siinä suhteessa todella opettavainen kokemus
Jenni Kaukonen, projektipäällikkö, Gravicon
Kaukonen on vetänyt hanketta koko toimitusprojektin ajan. Käyttöönoton ollessa takanapäin, vastuu siirtyy tuotepäällikkö Katja Peltolalle, joka vastaa jatkuvan palvelun vaiheessa SOK:n käyttäjien tukemisesta.
Rakennustiedon ollessa ajankohtaista ja kaikkien osapuolten nähtävissä, hankkeiden tuottavuus paranee ja säästytään väärinymmärryksiltä. Mitä monimutkaisempi hanke, sitä enemmän se hyötyy Modelspacen tuomasta järjestyksestä. Ohjelmisto myös auttaa kehittämään uusia yhteisesti omaksuttuja toimintatapoja ja prosesseja rakennushankkeeseen.
Modelspace tuo organisaatioiden lukuisat hankkeet tietoineen samaan paikkaan ja siten säästää käyttäjiensä aikaa mahdollistaen suurenkin hankeportfolion järjestelmällisen hallinnan. Hankeportfolion löytyessä kohdennetusti samasta järjestelmästä, niin projektipäällikön kuin organisaation johdon on helppo muodostaa selkeä kuva rakennushankkeiden kokonaisuudesta.
