Senaatti-kiinteistöt on valtiohallinnon liikelaitos, joka rakennuttaa, ylläpitää, vuokraa ja myy valtion kiinteistöomaisuutta. Tähän kuuluu esimerkiksi, puolustusvoimien, poliisin, virastojen ja ministeriöiden kiinteistöjä. Senaatilla on erittäin monipuolinen sekä kattava kiinteistökanta ympäri Suomea. Toiminta jakautuu alueyksiköihin, jotka vastaavat alueittain rakennuksien ylläpidosta. Eri alueiden yksiköt tekevät jatkuvaa ja tiivistä yhteistyötä keskenään.
Referenssihaastattelun äänenä toimii Senaatti-kiinteistöillä rakennuttajapäällikkönä työskentelevä Niko Sundell. Hänen toimenkuvaansa kuuluu investointihankkeiden ja niihin liittyvien projektien johtaminen rakennusvaiheessa, jonka jälkeen ne siirtyvät kiinteistöpäälliköille.
- Tarve nykytilanteen parantamiseen tuli ehdottomasti meidän puoleltamme. Tarpeiden ja vaatimusten kasvaessa ei nykyiset ratkaisumme olleet enää riittäviä. Investointisuunnittelun ja hankehallinnan tehtäviä oli aiemmin ratkaisemassa useampia järjestelmiä, joilla yritettiin hallita hajanaista tietoa. Näiden puitteissa tietoa oli erittäin vaikea pitää loogisesti kasassa. Usein saattoi tulla tilanteita, että samoja asioita on tehty päällekkäin osapuolien tiedostamatta sitä.
- Useamman ohjelmiston käyttö ja niihin perehdyttäminen alkoi käydä sisäisten prosessien osalta raskaaksi ja tarve kaiken tämän yhdistämiseksi yhden helppokäyttöisen palvelun alle oli erittäin suuri.
.jpg)
Useamman ohjelmiston käyttö ja niihin perehdyttäminen alkoi käydä sisäisten prosessien osalta raskaaksi ja tarve kaiken tämän yhdistämiseksi yhden helppokäyttöisen palvelun alle oli erittäin suuri.
Niko Sundell, rakennuttajapäällikkö
- Ydinryhmää palvelun osalta meillä on rakennuttamisen ja ylläpidon parissa työskentelevät asiantuntijat. Tästä ryhmästä nostaisin esille etenkin kaikki rakennuttajapäälliköt, heille tämä ratkaisu on päivittäinen työkalu. Sitten olennaisia käyttäjiä on toki investointipäälliköt ja johdon osapuolet, jotka seuraavat hankkeiden etenemistä ja raportointia.
- Ratkaisu on niin kokonaisvaltainen, että se on olennainen osa lähes puolelle organisaatiomme ammattilaisista, eli puhutaan noin 200 käyttäjästä. Kuten jo mainittu, osalla ratkaisu on käytössä päivittäisellä tasolla, tämä toki riippuu ajankohdasta ja hankkeen luonteesta.
- Koulutusprosessi lähti nopeasti käyntiin ja sen avulla olemme saaneet orientaation hyvälle mallille. Ennen kouluttamista käyttäjille annettiin mahdollisuus testata ja käyttää palvelua. Käyttäjien päästyä tutustumaan ratkaisuun rauhassa, järjestettiin kohdistettuja koulutuksia eri alueyksiköille.
Ratkaisu on niin kokonaisvaltainen, että se on olennainen osa lähes puolelle organisaatiomme ammattilaisista.
Niko Sundell, rakennuttajapäällikkö
- Isoimmat testaukset tehtiin hankintavaiheessa, mutta tuotekehitys on toki jatkuva prosessi. Kun saamme palvelua vielä laajemmin integroitua ja tutummaksi organisaatiossamme, tulee varmasti käytön osalta aivan uusia ideoita, mitä ei ole aiemmin noussut esille. Henkilöstö on ottanut palvelun käyttöön ja tunnelma on ollut positiivinen. Tämä on aina positiivista, koska uuden palvelun implementointi osaksi päivittäistä toimintaa ei ole aina helppoa.
.jpg)
- IWMS360° avulla saimme myös mahdollisuuden helpottaa kommunikointia hankkeiden eri osapuolien välillä, yleisimpänä esimerkkinä kommunikaatio rakennuttajakonsultin ja meidän asiantuntijoiden välillä. Aiemmin molemmat ovat työstäneet omia osuuksiaan suljetumpien palveluiden kautta, kun taas nyt tieto on avointa ja työn vaiheet ovat entistä läpinäkyvämpiä. Yksi hyvä esimerkki tästä on hankkeen kustannuksien seuranta, ennen tieto niistä kulki lähinnä konsultin kautta, kun nyt se on taas kaikkien saatavilla ja helposti seurattavissa. Läpinäkyvyys tällä tasolla ei ole ollut mahdollista aiemmin käyttämiemme palveluiden osalta.
Läpinäkyvyys tällä tasolla ei ole ollut mahdollista aiemmin käyttämiemme palveluiden osalta.
Niko Sundell, rakennuttajapäällikkö
- Täyden kapasiteetin ratkaisun osalta saa etenkin uusien hankkeiden osalta, mitä aiemmassa vaiheessa ratkaisua pystytään hyödyntämään, sitä enemmän siitä saadaan irti. Ohjelmistopalveluiden tarjonta rakennusalalla ja etenkin hankehallinnan puolella on lopulta suhteellisen pieni, joten on hienoa löytää sellaisen ratkaisun, joka sopi juuri meidän tarpeisiimme. Suosittelisin tätä palvelua kaikille organisaatioille, joiden omistamassa kiinteistöpohjassa on vaihtuvuutta ja tietoa tuotetaan paljon eri lähteistä, kuten esimerkiksi kaupungit ja säätiöt.
Senaatti-kiinteistöt pähkinänkuoressa:
Perustettu v. 1995
Yli 400 työntekijää (2019)
9000 omistuksessa olevaa rakennusta (2019)
5,9 miljoonaa omistettua neliömetriä (2019)
Kiinteistöomaisuus 4,2 miljardia euroa (2019)
Liikevaihto 638 miljoonaa euroa (2019)
IWMS360° on tuoteportfolio, joka kokoaa useamman rakennusalan ratkaisun kattavaksi investointi- ja hankehallinnan kokonaisuudeksi. Palvelun avulla voit seurata investointiesi nykytilannetta, luoda omia tietoon pohjautuvia tilannekatsauksia ja helpottaa läpinäkyvyyttä eri prosessien osalta, organisaatiosi sisällä sekä ulkoisten toimijoiden välillä. IWMS360° sisältää myös rajapinnat ulkopuolisiin järjestelmiin, kuten ERP, BIM ja HR.
Kuvat: Senaatti-kiinteistöt (Jussi Tiainen), Kansallismuseo (Kansallismuseo), Korkein oikeus (Jari Härkönen)
.jpg)