Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala ottaa vuodenvaihteessa käyttöön Graviconin tuottaman projektinhallintajärjestelmän. Tiimipäällikkö Jouko Piilola kuvailee nyt haastattelussa, miten Helsingin kaupunki päätyi tilaamaan Graviconilta uuden projektinhallintajärjestelmän ja mitä sillä aiotaan saavuttaa.
Helsingin kaupungin aiemmin käyttämä kiinteistönhallintajärjestelmä Haltia on ollut yli 20 vuotta käytössä. Kyseessä on kiinteistörekisteri, jota on käytetty muun muassa vuokrasopimustentekoon, laskutuksen hallintaan, tilausten tekemiseen, kiinteistöjen teknisen arvon laskentaan ja hankeohjelmointiin. Helsingin kaupungin on kuitenkin korvattava sen toiminnallisuudet uusilla järjestelmillä Haltian poistuessa käytöstä. Graviconin ja Scudo Solutionsin toteuttama Mylly-projekti ja uusi kiinteistönhallintajärjestelmä Siilo pyrkivät sekä kattamaan Haltian toiminnallisuudet että tarjoamaan uusia ratkaisuja älykkääseen tiedonhallintaan.
Helsingin kaupunki lähti alun perin kilpailuttamaan vain Haltian korvaavaa kiinteistönhallintajärjestelmää, mutta pian huomattiin tarve myös joustavaan projektinhallintajärjestelmään, jollaista Haltiassa ei ollut ollut. Tarve uudelle projektinhallintajärjestelmälle nousi alun perin projektipäällikköjen suunnalta. Hankeyksiköt etsivät parempia apuvälineitä toimitilarakennuttamisen ohjaukseen ja projektin johtamisen tueksi.
Helsingin kaupunki on Suomen suurimpien julkisten rakennuttajien joukossa, joten kysyntää yhteiselle ja älykkäälle projektienhallintajärjestelmälle todella oli. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialalla pyörii tyypillisesti jopa satoja projekteja kymmenien projektipäällikköjen alaisena. Vaikka hankkeita on ylätasolla hallinnoitu Haltiassa, yksittäisten projektien hallinta on kuitenkin pitkään perustunut Exceleissä tapahtuvaan seurantaan, mikä on aiheuttanut haasteita tiedonhallinnalle. Samaan projektiin mahdutettiin siis kiinteistönhallintajärjestelmä Siilo ja projektinhallintajärjestelmä Mylly, josta Gravicon on vastuussa yhteistyössä Scudo Solutionsin kanssa.
Kaupunkiympäristöntoimiala vastaa kaikista Helsingin kaupungin rakennuksiin ja yleisiin alueisiin liittyvistä hankkeista. Projektinhallintajärjestelmä tulee ensisijaisesti tilat-palvelunkäyttöön. Tilat-palvelu vastaa kaupungin toimitilojen kuten koulujen, terveyskeskuksien, kirjastojen ja nuorisotalojen rakentamisesta ja ylläpidosta.
Tiimipäällikkö Jouko Piilola kuvailee Mylly-hankkeen tuomia hyötyjä Helsingin kaupungille:
”Helsingin kaupungin tilat-palvelun operoidessa tiukan budjetin puitteissa, projektinhallintajärjestelmän tuoma selkeys hankejohtamiseen tulee helpottamaan hankkeiden priorisointia ja aikataulutusta”, Piilola toteaa.
”Helsingin kaupungin tilat-palvelun operoidessa tiukan budjetin puitteissa, projektinhallintajärjestelmän tuoma selkeys hankejohtamiseen tulee helpottamaan hankkeiden priorisointia ja aikataulutusta.”
Jouko Piilola, tiimipäällikkö, Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala
Hän mainitsee myös Scudon tuottaman kustannusohjauksen palvelun, joka tulee helpottamaan projektien talouden toteuman hallitsemista, sillä aiemmin sitä ei ole saatu reaaliajassa. Piilolan mukaan aiemmin taloustilanteen toteumaa saattoi joutua odottamaan yli kuukauden, mikä vaikeutti tilanteen tasalla pysymistä. Tuleva järjestelmä pyrkii myös auttamaan tehokkaassa resursoinnissa.
”Reaaliaikainen hankkeen kustannustoteuman seuranta on sellainen asia, joka tulee radikaalisti paranemaan ja helpottumaan Myllyn käyttöönoton myötä. Järjestelmän oleelliseksi hyödyksi Piilola mainitsee toiminnan yhdenmukaistamisen. Aiemmin hankkeita on dokumentoitu vaihtelevasti verkkolevyille, joten hankkeiden tietojen jakaminen uusille tahoille on ollut haastavaa. Myös hankkeen vaihtaessa käsiä projektinjohtajalta toiselle siirtymävaihe on sisältänyt haasteita. Rakennushankkeiden johtamiseen ei ole ollut yhtenäistä toimintatapaa, mutta nyt uuden järjestelmän käyttöönottamisen myötä prosessit voidaan yhtenäistää. Kun kaikki osapuolet käyttävät samaa järjestelmää ja hankkeen tiedot on tallennettu samaan paikkaan, vältytään väärinymmärryksiltä ja kaikilta osapuolilta säästyy aikaa ja vaivaa.
"Kun kaikki osapuolet käyttävät samaa järjestelmää ja hankkeen tiedot on tallennettu samaan paikkaan, vältytään väärinymmärryksiltä ja kaikilta osapuolilta säästyy aikaa ja vaivaa."
Jouko Piilola, tiimipäällikkö, Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala
”Meille on tärkeää, että tuleva järjestelmä taipuu monenlaiseen käyttöön, myös satunnaisille katselukäyttäjille”, Piilola kuvaa. Järjestelmän käyttöliittymän on oltava intuitiivinen ja sen käyttöoikeuksien hallinnan tulee olla riittävän joustavaa, jotta myös projektin ulkopuolisille toimijoille voidaan jakaa tarpeellista tietoa hankkeesta.
”Jos projektinhallinnassa ei voi itse pysyä tilanteen tasalla, saattaa olla kädetön puuttumaan asioihin ajoissa."
Jouko Piilola, tiimipäällikkö, Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala
”Jos projektinhallinnassa ei voi itse pysyä tilanteen tasalla, saattaa olla kädetön puuttumaan asioihin ajoissa”, Piilola kuvaa rakennuttamisen hallintaa. Samalla pyritään uudistamaan vanhoja tiedonhallinnan prosesseja: ”Yritämme päästä kaikin keinoin eroon Excelistä ja levyasemalle tallentamisesta, sillä se ei ole enää tätä päivää.”
”Yritämme päästä kaikin keinoin eroon Excelistä ja levyasemalle tallentamisesta, sillä se ei ole enää tätä päivää.”
Jouko Piilola, tiimipäällikkö, Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala
”Meillä on liikaa ohjeita, jotka ovat eri paikoissa ja joskus myös keskenään ristiriidassa. Myllyyn on tarkoitus sisällyttää linkkejä ohjeisiin ja tiedostoihin. Linkitykset Mylly-järjestelmän sisällä helpottavat ajankohtaisen tiedon löytämistä.” Mylly-hankkeen ohjelmistoon tarkoitus myös linkittää onnistuneesti Siilon tietoihin, jotta järjestelmät voivat keskustella sujuvasti myös keskenään. Myllyn ja Siilon välille toteutetaan kaksisuuntainen integraatio, eli kiinteistöjen perustiedot siirtyvät Siilosta Myllyyn ja kiinteistöihin liittyvät hankkeet puolestaan näkyvät Siilon kohdetiedoissa. Keskinäisten linkitysten hiominen kuitenkin voi tapahtua vasta molempien käyttöönoton jälkeen.
Mylly-hankkeella on tärkeä rooli myös portfoliojohtamisessa. Portfoliojohtaminen ja hankeohjelmointi kuvaa sitä, miten talonrakennusohjelmaa säädetään ja miten erilaisia hankkeita on linkitetty toisiinsa. Hankeohjelmointi on monimutkainen palapeli, jonka liikkuvia osia Modelspace pyrkii auttamaan hallitsemaan. Hankeyksiköiden johto tarvitsee budjetin ja aikataulujen toteutumisesta ajantasaisen kuvan sujuvan toiminnan suunnittelun ja ohjauksen mahdollistamiseksi.
Myös yksittäisen projektinjohtajan työkuormasta voidaan saada kokonaiskuva yhtenäisen projektinhallintajärjestelmän kautta. Tämä auttaa hahmottamaan myös työnjohdollista näkökulmaa siitä, kenellä on aikaa ottaa vastuulleen uusi hanke ja kenellä on turhan kiireinen vaihe meneillään useamman hankkeen kanssa.
Modelspace tuo hankkeiden hallintaan hyötyjä myös tehokkailla tavoilla järjestää hankesalkkuja. Projektit voivat olla useassa salkussa, jotka on eri periaatteilla koottu ja joista voidaan tarkastella erilaisten kokonaisuuksien tietoja samanaikaisesti. Esimerkiksi kaikkia perusparannushankkeita, tietyn toimialan hankkeita, Hiilineutraali Helsinki -ohjelman hankkeita jne. voidaan seurata ja raportoida helposti omina kokonaisuuksinaan. Salkutusta on pohjustettu määrittelytyöpajoissa, joissa on yhdessä määritelty esimerkiksi hankekorttien tietoja.
Jos olet kiinnostunut ottamaan Modelspace-ratkaisun kokeiluun omassa organisaatiosssasi, ota yhteyttä tuotepäällikkö Katja Peltolaan, +358 40 671 6472.
