Kelan kiinteistö- ja hankeportfolio vaatii järjestelmällistä ja ymmärrettävää tiedonhallintasuunnitelmaa. Modelspace yhteistyössä Graviconin ammattilaisten kanssa tarjoaa tarjoaa organisaationlaajuisen toimintatavan, jolla vältetään tehottomuutta ja kommunikaatio-ongelmia.
Kansaneläkelaitos on valtakunnallinen toimija, joka on läsnä kaikkien suomalaisten arjessa, kehdosta hautaan. Kelalla on yli 180 toimipaikkaa ympäri Suomen, ja sen laajaa kiinteistö- ja hankeportfoliota hallitaan pienellä organisaatiolla. Kela pyrkii toiminnassaan tehokkuuteen, jonka vuoksi digitaalisuus ja siihen perustuvien uusien prosessien sekä työkalujen hyödyntäminen on sille tärkeää. Kelan asiakkaita ovat periaatteessa kaikki suomalaiset, mikä luonnolisesti aiheuttaa pyrkimyksen siirtyä tehokkaampiin digitaalisiin vaihtoehtoihin perinteisten paperisten lomakkeiden sijaan. Toisaalta vanheneva väestö ja palveluiden tasavertainen tarjoaminen kaikkialla ja kaikille vaatii myös fyysistä läsnäoloa, mikä heijastuu kiinteistöjen ja rakennusten tarpeissa.
Modelspace on keskeinen työväline uudessa toimintatavassa.
Modelspace mahdollistaa erilaisten investointien kokonaisnäkemyksen. Tieto on kerättynä yhteen paikkaan ja helposti ymmärrettävissä. Yksittäisissä hankkeissa Modelspace tehostaa hankkeiden johtamista tehokkaan kommunikoinnin, tiedon helpon päivitettävyyden ja saavutettavuuden avulla.
Kansaneläkelaitos (Kela) on vuonna 1937 perustettu valtion instanssi, jonka vastuulla on turvata suomalaisten perustoimeentuloa, edistää terveyttä ja tukea itsenäistä selviytymistä eri elämäntilanteissa. Sen toimintaan kuuluu asiakas- ja neuvontapalvelut, erilaisten tukien myöntäminen sekä niiden maksaminen. Myös tutkimustyö on yksi osa Kelan toimintaa. Tämä monimuotoinen laitos tehtävineen vaatii tuekseen toimivat tilat, joiden rakentamisesta, kehittämisestä ja ylläpidosta vastaa Kelan kiinteistö- ja rakennuttamispalvelut.
Omistaja: Suomen valtio
Työllistää 5968 ihmistä, kiinteistö- ja rakennuttamispalveluissa yhteensä 15 hengen ydintiimi
Liikevaihto 10 772 M€
Tasearvo 150,3 M€
183 toimistoa ja 1 sivuvastaanotto, 220 000 htm2
Vuokrattuja tiloja 99 100 htm2 ja 7,1 M€
Kelalta puuttui yhteinen toimintatapa laajan hankeportfolion hallitsemiseen. Tehtäviä ja prosesseja työstettiin tapauskohtaisesti, mikä aiheutti tehottomuutta ja vaikeutti kommunikointia. Hankkeiden tieto oli usein yhden henkilön takana, mikä lisäsi riskejä. Tarvittiin yhtenäinen toimintatapa, jolla toisaalta voitaisiin hallita yksittäisiä hankkeita ja toisaalta saada helposti kokonais näkemys kaikkiin hankkeisiin. Kela tunnisti haasteen ja halusi vastata siihen uusia digitaalisia ratkaisuja käyttäen.
Kela asetti yhdeksi tavoitteeksi päällekkäisen työn ja mahdollisten virhepaikkojen karsimisen. Tämä ”yhden syötön -periaate muodostui hankkeen kulmakiveksi. Modelspace-ratkaisu tukee tätä periaatetta. Valmiit integraatiot ja rajapinnat takaavat, että tieto siirtyy käyttäjältä ja organisaatiolta toiselle, ja tekemisen päällekkäisyys sekä toistaminen vältetään. Kelalle tärkeää on että tietoa ei hukata, ja että tieto rikastuu järjestelmässä mahdollistaen paremman johtamisen.
Investointisuunnittelu ja hankejohtamisen työkalut ovat olleet keskeinen apu Kelalle. Kaikista investoinneista tehdään järjestelmässä esitykset, joiden pohjalta valitaan vuosittain toteutettavat hankkeet. Yhdenmukaiset investointiesitykset tekevät hankkeiden vertailusta tehokasta, ja tiedon siirtyminen suoraan hankkeeksi mahdollistaa toteuman vertailun alkuperäiseen esitykseen.
Käytössä oleva tieto on ajantasaista – eri investoinneista saadaan kokonaisnäkemys.
Kelan toimintaympäristöä määrittelevät valtion ja kuntien toiminnan tehostamisen tarpeet. Kun toimeentulotuki siirtyi kunnilta Kelan vastuulle vuonna 2017, piti sen järjestää toimintaansa uudelleen. Kunnilla toimeentulotuen parissa työskenteli noin 2000 henkeä. Kelassa sama työ tehdään 700 hengen voimin, eikä muutos lisännyt neliöiden käyttöä. Rakennushankkeiden osalta merkittävää tehostamista on saatu aikaan automaattisten verottajailmoitusten avulla – ennen tietojen keruu hankkeissa työllisti projektisihteerin moneksi päiväksi, kun nyt tiedot saadaan järjestelmästä napin painalluksella.
Ollaan päästy irti siitä, että raportteja ei tarvitse tulostaa ihmisille – Modelspace tarjoaa reaaliaikaisen näkymän tietoon.
Kela on todennut Modelspacen käytön eri ihmisten ja työkalujen kautta helpoksi. Automaattiset integraatiot ja järjestelmän nopeus lisäävät luottamusta. Lisäksi Kela on todennut, että kumppaneina Gravicon ja Scudo luottavat toisiinsa, mikä auttaa myös Kelaa asiakkaana.
Rakennushankkeissa Kela käyttää myös perinteistä projektipankkia, jonne tietoa voidaan siirtää Modelspace-järjestelmästä.
Kela ei hankkinut vain ohjelmistoa, vaan myös ratkaisun ja palvelun. Gravicon yhdessä Scudo Solutions Oy:n kanssa on sitoutunut tuottamaan Kelalle toimivia ratkaisuja sekä hankkeiden että investointien hallintaan. Kelalle on tärkeää kehittää omaa toimintaansa ja omien prosessiensa laatua. Rakentamisessa hyväksi keinoksi onkin nähty tiedon läpinäkyvyyden ja luotettavuuden kehittäminen. Pilvipalvelu mahdollistaa pääsyn ajantasaiseen tietoon, joka on aina saatavilla ja muokattavissa. Jälkikäteen voidaan myös seurata ja analysoida muutoksia. Tieto ei ole vain pääkonttorilla, vaan saatavilla kaikkialla missä Kela toimii.
Kelalla on kiinnostusta toimintansa kehittämiseen. Seuraava askel voisi olla hyödyntää hankkeissa kerättyä tietoa myös ylläpidossa. Tietomallinnuksen ja tilatiedon hyödyntäminen avaa uusia mahdollisuuksia kiinteistöjen käytössä. Tieto on konkreettista, ja sitä voidaan hyödyntää monin tavoin, kuten siivouksen tai sen tarvitsemien hankintojen suunnittelussa. Gravicon jatkaa Kelan kumppanina niin ohjelmistokehittäjänä kuin prosessikonsulttinakin. Yksi tulevaisuuden kehityssuunta on käyttää Modelspacea hankevaiheen lisäksi myös takuuvaiheen tehtävien hoidossa, jolloin voidaan seurata, ovatko vaaditut tehtävät ajan tasalla ja millaista palautetta niistä on saatu. Kela hyödyntää tietojohtamista esimerkillisesti ja pyrkii suunnittelemaan, mittaamaan ja kehittämään toimintaansa jatkuvasti.
Gravicon on Suomen johtavia tietomallinnuksen asiantuntijayrityksiä. Digitalisaatio on muuttanut ja tulee muuttamaan rakennusalaa jatkuvasti. Olemme rakennushankkeidentietojohtamisen asiantuntijoita. Rakennushankkeiden tietojohtaminen on ”hankkeen johtamista paremman ja tarkemman hanketiedon avulla.”
Gravicon toimii tietomalliasiantuntijana Suomen huomattavimmissa hankkeissa. Konsultointipalvelut kattavat tietomalliprosessien suunnittelua ja monipuolista koulutusta aiheesta. Modelspace on Graviconin kehittämä ohjelmisto rakennusprojektien johtamiseen.
