Työeläkeyhtiö Varma otti vuoden 2023 alussa käyttöön Modelspacen Hankkeet-moduulin omien rakennuttamisprojektiensa hallintaan. Uusi projektinhallintajärjestelmä kattaa hankesalkkutasoisen hankeohjelmoinnin, sekä yksittäisten hankkeiden tarkemman seurannan ja riskienhallinnan.
Työeläkeyhtiö Varma on vuoden 2023 alussa ottanut käyttöön Graviconin Modelspacen Hankkeet-moduulin omien rakennuttamisprojektiensa hallintaan. Käyttöönottoprojektissa Gravicon toimitti Varman käyttöön selainpohjaisena SAAS-palveluna toimivan ohjelmistokokonaisuuden uudeksi projektinhallintajärjestelmäksi rakennushankkeiden läpivientiä varten. Uusi projektinhallintajärjestelmä kattaa hankesalkkutasoisen hankeohjelmoinnin, sekä yksittäisten hankkeiden tarkemmanseurannan ja riskienhallinnan.
Käyttöönottoprojekti toteutettiin yhteistyössä Scudo Solutionsin kanssa; Gravicon toimitti Hankkeet-moduulin ja Scudo Solutions vastasi kustannustenhallintajärjestelmän toimittamisesta. Varman edustajat kehitysasiantuntija Joel Kasurinen ja rakennuttajapäällikkö Tommi Metsälä kehuvat Graviconin ja Scudo Solutionsin yhteistoimitusta: ”Modelspacen ja Scudon välinen integraatio oli todella saumatonta”. Varman asiantuntijat kokevat, että Modelspace ja Scudo myös tukevat toisiaan hyvin: ”Kyllä siinä huomaa, että Modelspace ja Scudo on aiemminkin olleet projekteissa yhdessä, toimintatavat on hiottu sujuviksi jo aikaisemmin”, Joel Kasurinen kuvailee.
Kasurinen kuvaa Varman perusteita lähteä kilpailuttamaan projektienhallintajärjestelmää: ”Halusimme tehostaa ja parantaa rakennuttamisen hallintaan liittyviä prosesseja.” Varma tunnisti Graviconin ja Scudon yhteistoimituksessa potentiaalin prosessiensa tehostamiseen ja työtapojensa kehittämiseen. Uuden systeemin avulla hankkeiden raportoiminen ja seuraaminen tehostuu entisestään. Uusi järjestelmä myös tuo projektienhallintaan entistä parempaa ennustettavuutta ja Modelspacen Hankkeet-moduuli toimii joustavana työkaluna hanketiedon järjestelmälliseen käsittelyyn.
Tuotepäällikkö Katja Peltolan mukaan toimitusprojekti oli erittäin nopea. ”Tarvitsi vain speksata ja toteuttaa, se oli erittäin nopea projekti”, Peltola kuvaa hankkeen etenemistä. Varman asiantuntijat Joel Kasurinen ja rakennuttajapäällikkö Tommi Metsälä ovat yhtä mieltä: ”Hankittiin aika lailla valmis ohjelmisto”, Kasurinen kuvaa.
Niin kuin kaikissa Hankkeet-moduulin käyttöönotoissa, Hankkeet-moduulin käyttöliittymä on räätälöity Varman tarpeiden mukaiseksi. Hankekortti, tehtäväluettelo ja päätöspolut muotoillaan määrittelytyöpajoissa vastaamaan asiakkaan tarpeita ja Varman asiantuntijat olivat yhtä mieltä Graviconin puolen kanssa siitä, että projekti eteni sulavasti: ”Määrittelypalavereista aikatauluihin, kaikki meni juuri niin kuin oli sovittu”, Kasurinen kuvaa.
Ensimmäinen projektiryhmän kokous on ollut vuoden 2022 marraskuussa ja hanke on päättynyt seuraavan vuoden helmikuussa. ”Projekti oli nopeasti ohi ja Scudon kanssa olimme yhtä mieltä siitä, että se sujui todella sujuvasti”, Katja Peltola muistelee. Konsensus siitä, mitä tuotteelta haluttiin, löytyi tilaajan puolelta nopeasti. Käyttöönottoprojekti on antanut Varmalle tilaisuuden hioa myös sen omia toimintatapoja ja kehittää rakennustiedonhallintaan liittyvät prosessit huippuunsa.
Käyttöönottoprojektin loputtua edessä odottaa toivottavasti vuosien kumppanuus: ”Suhteessa IT-järjestelmiin Varma haluaa löytää mahdollisimman pitkäaikaisia kumppaneita. Käyttöönottoprojektien ollessa aina intensiivisiä halutaan mieluummin löytää pitkäaikainen kumppani, jonka kanssa kehittää järjestelmiä eteenpäin vuosien saatossa, kuin viedä joka vuosi läpi tällaisia projekteja”, Kasurinen kuvaa.
Varma omistaa noin 140 kiinteistöä ympäri Suomea ja hallittavaa pinta-alaa muodostuu yhteensä noin 1 400 000 htm2. Tähän määrään mahtuu muun muassa 4500 vuokra-asuntoa. ”Varmalla on hankkeita laidasta laitaan, uudisrakennusta, korjausrakennusta, toimitilaa ja asuintaloja”, Metsälä kuvaa. Varmalla on suunnitteilla ja rakenteilla vuosittain eri vaiheissaan monta kymmentä hanketta. Laaja hankeportfolio hyötyy selkeästä projektinhallintajärjestelmästä ja yhdessä hiotuista uusista toimintatavoista.
