Lähtötietoluetteloon kerätään eri osapuolten lähtötietotarpeet. Lähtötietotarpeissa tuodaan esille, mitä halutaan toiselta osapuolelta ja missä vaiheessa, jotta hanke etenee aikataulussa. Useimmiten tietojen kerääminen ja suuren tietomäärän hallinta tapahtuu manuaalisesti. Samalla valtava työ jo annetuista tiedoista valuu hukkaan, kun tietoihin ei voida systemaattisesti palata silloin, kun niitä tarvitaan.
”Tiedostomuodoltaan erilaiset dokumentit eivät synkronoidu keskenään, joten ne liitetään kokouksen pöytäkirjoihin liitemateriaaleina. Kylmä fakta on, että kukaan ei lue niitä enää kahden kuukauden jälkeen.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
Kaikki osapuolet tuottavat lähtötietoja tai lähtötarveluetteloa, ja tätä informaatiota pitää ylläpitää. Tyypillisessä tilanteessa arkkitehdin esille tuomat tarpeet ovat omanlaisiaan. LVI-suunnittelija puolestaan tuo esille tiedon vaikkapa tarvittavien koneiden mitoista. Haastavaksi asian tekee se, että tietotarpeet tuodaan esille eri dokumenteissa.
- Tiedostomuodoltaan erilaiset dokumentit eivät synkronoidu keskenään, joten ne liitetään kokouksen pöytäkirjoihin liitemateriaaleina. Kylmä fakta on, että kukaan ei lue niitä enää kahden kuukauden jälkeen. Näin ollen vastuu lähtötietojen saannista on niiden tarvitsijalla. Muuten suunnittelu ei voi edetä. Valtava työ jo annetuista tiedoista valuu hukkaan, kun niihin ei voida systemaattisesti palata silloin, kun niitä tarvitaan, kuvaa Graviconin innovaatiojohtaja Tomi Henttinen.
”Valtava työ jo annetuista tiedoista valuu hukkaan, kun tietoihin ei voida systemaattisesti palata silloin, kun niitä tarvitaan.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
Oleelliset tiedot yhdessä paikassa, yhdessä muodossa, kaikkien saatavilla
Jotta lähtötietotarpeet ja lähtötietoluettelot olisivat kaikkien saatavilla, tiedot tulisi kirjata keskitetysti yhteiseen luetteloon. Yleisesti suunnittelijat kirjaavat tarpeensa tahoillaan ja tietokoordinaattori kerää ne yhteen. Käytännössä on määritelty deadline, jolloin kaikkien tulee olla lähettänyt lähtötietotarpeensa valmiissa formaatissa, tavallisesti Excelissä. Manuaalista työtä tämä tuottaa paljon: Jokaisen osallisen tulee täydentää omat tietonsa. Lisäksi yhden henkilön on koottava kaikki yhteen sekä pidettävä kirjaa siitä, puuttuuko jonkun tiedot – ja kysyä perään.
”Tämä myös nopeuttaa suunnittelijoiden kokousta, kun jokaisen ei tarvitse luetella omia lähtötietotarpeitaan. Voidaan keskittyä oikeaan asiaan.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
- Aikaa vievää, muistinvaraista ja inhimillisen virheen riskin sisältävää työtä on tässä toimintatavassa aivan liikaa. Optimitilanteessa suunnittelijat kirjaavat tietonsa suoraan Modelspace-ohjelmaan ja kuittaukset tapahtuvat sinne. Tämä on paitsi kirjaajalle, myös tietokoordinaattorille nopea tapa käydä avoimet kohdat läpi – mitkä tiedot on saatu, mitä ei. Tiedot ovat koko ajan ajan tasalla. Tämä myös nopeuttaa suunnittelijoiden kokousta, kun jokaisen ei tarvitse luetella omia lähtötietotarpeitaan. Voidaan keskittyä oikeaan asiaan. Tämän toimintatavan pitäisi olla itsestään selvyys, vanhoja prosesseja toistetaan täysin ilman mitään syytä, Tomi Henttinen linjaa.
”Tämän toimintatavan pitäisi olla itsestään selvyys, vanhoja prosesseja toistetaan täysin ilman mitään syytä.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
Modelspace avaimena läpinäkyvyyteen
Kun lähtötietotarpeet on koottu alusta asti systemaattisesti yhteen paikkaan, läpinäkyvyys helpottaa jatkoa. Lähtötietotarpeet, jotka on esitetty kauan aikaa sitten, eivät koskaan unohdu tai ole yksittäisen työntekijän muistin varassa. Kun hankkeeseen osallistuvat henkilöt vaihtuvat, jokaisen uuden pitäisi käydä kaikki, jo kertaalleen manuaalisesti koottu tietoläpi. Tämä syö aikaa ja rahaa.
”Modelspacella lähtötietotarpeet, jotka on esitetty kauan aikaa sitten, eivät koskaan unohdu tai ole yksittäisen työntekijän muistin varassa.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
- Vanhalla tavalla toimittaessa voi käydä niin, että lähtötieto jää saamatta. Se on iso haitta. Samalla esimerkiksi oleellinen laitetieto voi puuttua. Kun henkilö vaihtuu, hän ei välttämättä tiedä, mitä edeltäjänsä on sopinut, Tomi Henttinen selventää.
Klassinen esimerkki havainnollistaa tapahtumaketjun.
- Otetaan käsitelyyn erikoisovet-case. Niiden kohdalla muun muassa pitäisi talotekniikan suunnittelijoilla olla haalausreittiä varten laitteen tai varavoimakoneen dimensiot. Lähtötiedon puuttuessa haalausreitillä olevat koneet ovatkin väärän kokoiset. Tällaisessa tilanteessa suunnittelija on todennäköisesti pyytänyt lähtötietoa, mutta pyyntö on tullut sellaisessa vaiheessa, ettei se ole ollut talotekniikkasuunnittelijalla tiedossa, joten sitä ei ole voitu suunnitella. Tai suunnitelmat ovat muuttuneet, eikä kukaan muista, että tällainen tarve on, ja sitten ovi ei mahdukaan. Tällaisesta tulee mittavat kustannukset jälkikäteen, kiteyttää Tomi Henttinen.
”Suunnitelmat ovat muuttuneet, eikä kukaan muista, että tällainen tarve on. Tällaisesta tulee mittavat kustannukset jälkikäteen.”
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon Oy
Lisätiedot:
Tomi Henttinen, innovaatiojohtajaa, tomi.henttinen@gravicon.fi, +358 40 076 0660
Pauli Jantunen, toimitusjohtaja, pauli.jantunen@gravicon.fi, +358 50 383 3789
