Artikkelissa pohdimme, miten tilojen käyttäjälähtöisyyttä voidaan edistää yleisellä tasolla sekä hyödyntäen Modelspacen Tila-moduulia osana päivittäisiä prosesseja.
Olemme yrityksenä pyrkineet ratkaisemaan erilaisia rakennusalan haasteita ja luomaan uusia palveluita, joilla näihin haasteisiin löydetään ratkaisut ja toimintaa voidaan edistää. Seuraavassa osiossa käsittelemme muutamia ajankohtaisia asioita, jotka on hyvä pitää mielessä, kun halutaan varmistaa suunnitteluprosessin onnistuminen.
Ennen kuin keräät mitään tietoa käyttäjiltä, varmista että käyttäjien vaatimukset päätyvät kaikille suunnittelijoille. Yleinen virhe alkupäässä projektia on kysellä innostuneesti, mitä käyttäjät kaipaavat, mutta sitten kadottaa toiveet sähköpostien syövereihin. Pahimmassa skenaariossa suunnittelijat tekevät päätökset hatarien muistikuvien pohjalta, ja käyttäjä pahoittaa mielensä, koska ei saanut mitä pyysi.
Tähän tiedon jakamisen tarpeeseen löytyy eri tiedonhallinnan työkaluja, mutta harva on suunniteltu suoraan vastaamaan näihin haasteisiin, alakohtaisella näkökulmallla. Suosittelemme, että valitset tähän ratkaisun, johon voit kerätä rakennusten vaatimustiedot yhteen paikkaan, johon kaikki suunnittelijat pääsevät käsiksi, ja josta käsin voidaan lähettää kohdennettuja kyselyjä tilojen käyttäjille. Näitä haasteita ratkaisemme Modelspacen Tila-moduulimme kautta.
Sinä olet innostunut keräämään käyttäjien toiveita, ja se lupaa hyvää rakennushankkeellesi! Jaa innostustasi myös tilojen käyttäjiin, ja kannusta heitä kirjoittamaan toiveensa ylös (koska ainoastaan teräsmies muistaa puolen vuoden päästä yksittäisissä kokouksissa esitetyt toiveet). Ota huomioon osaajien vahvuudet ja hyödynnä tiimisi mielipiteitä osana prosessia.
Välillä käyttäjien vaatimukset heistä niin itsestään selviä, etteivät he muista niitä edes kirjata ylös. Esimerkiksi eräässä laboratoriohankkeessa tiloja käyttävät kemistit eivät vaatineet, että laboratorion lattian täytyisi kestää kemikaaleja, koska se oli heille itsestäänselvyys. Onneksi he olivat sen sijaan kirjanneet, mitä kemikaaleja laboratoriossa käsiteltiin. Tämän tiedon pohjalta arkkitehdit osasivat valita oikeat pintamateriaalit kalusteisiin ja tilapintoihin – koska vahvat emäkset, hapot ja erilaiset liuottimet vaativat materiaaleilta aivan eri asioita. Kerätessäsi vaatimustietoja, kysy tarkentavia kysymyksiä. Tai, jos haluat tehdä elämäsi helpoksi, niin laadi kyselypohja, josta tulee täyttää, mitä tilassa tehdään ja millä välineillä. Tämä säästää suunnittelijoilta kymmeniä tunteja palaveriaikaa ja jahkailua.
Kun suunnitteluversio on edennyt jo sille 14. kierrokselle, käyttäjien näkemykset ovat voineet peittyä suunnittelumuutosten pinon alle. Jaa päivitetyt suunnitelmat käyttäjien kanssa! Tarjoa käyttäjille mahdollisuus tarkastaa heille suunnitellut tilat, koska he huomaavat heidän tapauksessaan epäkäytännölliset ratkaisut. Pidä myös huolta, että suunnitelmien tarkastaminen ja hyväksyminen on käyttäjille helppoa ja selkeää.
Tiedämme, että tämä otsikko kuulostaa pelottavalta. Mutta tiedäthän sinä itsekin, että kehittyminen vaatii ajattelutavan muutosta. Nämä yllä esitetyt kohdat voi kaikki tehdä joko työläästi tai helposti. Työläästi teet sen kuten 90-luvulla: lähetät sähköposteja ihmisille, soittelet perään ja keräät tiedot exceliin (tai paperilappusiin). Tällöin käytät helppoja työkaluja, mutta työllistät itseäsi liiaksi. Ja valitettavan usein kiirevaihteen iskiessä silmään, työläät vaiheet karsiutuvat pois – eli juuri käyttäjien kuunteleminen. Helppo vaihtoehto on kannustaa käyttäjiä ja suunnittelijoita kirjaamaan työnsä yhdelle alustalle, jonne kaikki pääsevät käsiksi samoihin ajantasaisiin tietoihin.
Toki se vaatii ihmisten kannustamista uuden alustan käyttöön, mutta kiireen iskiessä kaikki säästävät aikaa ja vaatimukset löytyvät varmasti. Kun hankkeessa otetaan Modelspace käyttöön hankkeen alkumetreillä – silloin kaikkien on helpompi totutella uuteen toimintatapaan, joka säästää vaivaa hankkeen kriittisimmillä hetkillä. Modelspace on alusta, jonne on helppo kerätä vaatimustietoja, joka on muokattavissa käyttäjien tarpeisiin ja on nimenomaan suunniteltu rakennusalan erikoisvaatimuksia silmällä pitäen.
